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2020/12/19 10:00
チャットツールやSNSの場合、言いたいことだけを書いたりスタンプだけでさっと返信をしたりできます。簡易的なやり取りに慣れていると仕事の際も同じように応対したくなることがあるかもしれません。しかしビジネス上では相手にあわせた言葉を使うのがマナーであり、締めの言葉も重要です。
この記事ではビジネスメールの基本形式とメールの締めに関するマナーをご紹介します。「お願い」「お詫び」「お礼」など、状況ごとに選んで使える例文をあわせてお伝えするので、ビジネスを円滑に進めるためにお役立てください。
ビジネスメールの締めの言葉を多く知っていると便利です
ビジネスメールには決まった構成があるほか言葉の選び方も重要です。
まず、ビジネスメールの基本形式をおさらいしましょう。
SNSやチャットツールでは省略される場合もありますが、ビジネスメールに置いて締めの言葉を添えるのは社会人としてのマナーのひとつ。相手に与える印象を大きく変える要素のため、たとえ社内メールであっても省略しないことが大切です。
ビジネスメールの締めの挨拶は、メールの内容にあわせて使いわけましょう。例えばお詫びの内容と一般的な締めの表現を組み合わせると、ぶしつけな印象になってしまいます。また、同僚、上司、取引先に対する場合に比べると、同僚に向ける表現のほうがやや簡素な締めの表現が用いられます。
(誤った例)
このたびはご迷惑をおかけして大変申し訳ございませんでした。
以上、よろしくお願いいたします。
ビジネスメールでは、全体の統一感も重要です。メールの冒頭にある挨拶と締めの言葉は格を合わせておくことが大切です。
(誤った例)
挨拶：平素は格別のご愛顧を賜り心から感謝申し上げます。
締め：以上、よろしくお願いいたします。
(例)
挨拶：平素は格別のご愛顧を賜り心から感謝申し上げます。
締め：今後とも変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
ビジネスメールには相手と状況にあわせた締めの言葉が必要です。
ビジネスメールの締めの言葉は、手紙の書き方と同様に内容や送る相手などで少しずつ異なります。ここではそのまま使えるビジネスメールの締めの言葉をご紹介します。
最も基本の締めの言葉は「よろしくお願いいたします。」です。親しい関係であればこのまま使うことができ、取引先や上司には締めの言葉をさらに付け加えて使う場合も多く見られます。
ただし「何卒(なにとぞ)」はやや格式ばった表現のため、親しい間柄でのやり取りには不向きです。
(例)
締めの言葉と組み合わせて使う言葉は状況により使い分ける場合もあります。
「取り急ぎ」は「略儀」とほぼ同義で用いられ「不十分なことがあるかもしれないが、早く連絡することを優先した」という気持ちが含まれます。そのため謝罪のメールに使うのは不適当です。一方、本来は直接いうべきであるお礼や早急な報連相が必要な問題の報告などは、締めに「取り急ぎ」を使っても構いません。
(例)
「返信不要」は一般的に忙しい相手の手を煩わせないように添えられる言葉です。しかし、メールを受け取った相手が、自分の行動を規制されたように感じぶしつけになる場合もあります。完全に誤りではありませんが、取引先には使わないのが無難でしょう。
(例)
相手に何かしてほしい言葉ある場合「○○を対応してください。よろしくお願いいたします。」だけではきつい印象を与えてしまいます。相手の感情に配慮をして場の雰囲気を和らげるクッション言葉を活用すると便利です。
(例)
お詫びには、相手の依頼に応えられず断る場合と、自分が謝りたい場合があります。
相手からの依頼を断る場合は、次に繋がる余地があるような表現を添えると断られる側の負担が軽減できます。
(例)
また、謝罪の場合は、相手に許しを得られない可能性を考慮して「今後とも」という言葉は用いません。挨拶や本文で用いた敬語の使い方など、メール全体の雰囲気を踏まえて統一感のある文章で謝罪しましょう。
(例)
お礼は早い方が望ましいですが、すぐに行き来ができない場合は本文、締めともに感謝を込めたメールを送りましょう。
(例)
返信を求める場合は、クッション言葉と組み合わせて相手の負担を考慮するとやりとりがスムーズになります。
(例)
開店、移転、栄転、昇進、退職などお祝いのメールの場合は、はなむけの言葉として繁栄を祈る表現を添えてメールを締めます。
(例)
忙しくしていた仕事が一段落した場合には、健康を祈る表現を添えると気づかいが感じられます。また健康を祈る締めの文章は季節の表現とも相性がよいです。
(例)
あるビジネスが一段落した場合などには、引き続きいい関係が築けるよう先の付き合いを思わせる表現でメールを締めます。
(例)
手紙には季節の表現が欠かせません。メールの場合冒頭や締めに季節の表現は必須ではありませんが、メールの締めにも季節の挨拶を使うことも可能です。締めの言葉が単調になりがちだと気になる場合には、通年で使える表現、季節ごとに使える表現を活用してみましょう。
(例)
暑さが続き体調を崩しやすい時期柄、お健やかにお過ごしください。
新緑の爽やかな時分、ますますのご発展をお祈り申し上げます。
締めの言葉にさまざまな表現を取り入れてみましょう
＊＊＊
ビジネスメールは、誰に送る場合でも必ず締めの言葉が必要です。今回ご紹介した文例を参考に相手によい印象を与えビジネスを円滑にすすめる表現を身につけましょう。
※本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください。
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