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2020/12/24 07:00
お見舞いメールには、一定のルールやビジネスマナーがあります。相手への気遣いを示したいのに、マナーを知らずに失礼な内容になってしまうこともあるため、基本的なルールは確認してからメールを作成しましょう。
本稿では、お見舞いメールを送る際のビジネスマナーや避けるべき忌み言葉、基本的な書き方について解説します。シーン別の例文も用意していますので、お見舞いメールを作成する際の参考にしてください。
お見舞いメールを出すときはマナーや注意点について確認を
お見舞いメールを送る際は、ビジネスマナーとして注意したいことがいくつかあります。どういう点に注意すべきか、5点にまとめて解説します。
ビジネスメールの一般的なルールと同様、メールの件名は、見ただけで要件がわかるように作成しましょう。見舞いであることを明記し、同じ部署の上司なら名前、他部署なら部署名、他社なら会社名と氏名を記載してください。以下は件名の一例です。
お見舞いのメールは、相手の体調を考慮してあまり長くならないように意識します。ビジネスメールなら冒頭で時候の挨拶を入れますが、お見舞いメールのときに限り、時候の挨拶は不要です。
お見舞いメール本文は、相手の体調を気遣いつつも、簡潔にまとめます。仕事の話は心配をかけることもあるため極力避けましょう。相手の体調を気遣う文章の後は、見舞いの予定があればその旨を申し添えて締めくくる形が理想です。
お見舞いメールでは、追伸を使ってはいけません。追伸は「重なる」を想起させ、お見舞いには縁起がよくないと言われているためです。また、メールの本文を簡潔にまとめても、追伸があるとその分文章も長くなってしまいます。
最後に、返信不要であることを丁寧に伝えましょう。「ご返信はお気遣いのないようお願いいたします。」と丁寧な言い回しで最後に申し添える形で問題ありません。
相手側は、多くの人からお見舞いメールを受け取っていると考えられます。返信の負担を少なくするひと言があると、お見舞いメールを受け取った人は返信のプレッシャーを感じずに済みます。
お見舞いメールを書くときはビジネスメールの基本とは違う部分に注意を
お見舞いメールで避けるべき忌み言葉はいくつかあります。忌み言葉とされる理由と忌み言葉は次の通りです。
これらの言葉は、注意しないとついつい使ってしまいます。そのためメールを作成した後は、忌み言葉を使っていないかどうか見直しをしてから送信しましょう。
お見舞いメールを書いた後は忌み言葉を使っていないか確認を
基本的なマナーを確認したら、いよいよお見舞いメールを書きましょう。取引先の課長が入院したケースを想定して、お見舞いメールのテンプレートを作成しました。
件名：お見舞い申し上げます(株式会社〇 〇部 〇より)
〇株式会社 〇部 〇課 〇課長
いつもお世話になっております。
株式会社〇 〇部の〇です。
(いつ)、〇課長がご病気で入院されたと伺い、大変驚きました。
いつもお元気な様子ばかりを拝見していましたが
どこかでご無理をなさっていたのかと心配しております。
一日も早く回復なさいますよう、心よりお祈りいたします。
ご返信はお気遣いないようお願いいたします。
取り急ぎ、メールにてお見舞い申し上げます。
テンプレートの内容を確認しつつ、以降でもう少し掘り下げて解説します。
お見舞いでは、相手への気遣いを示す言葉のみに留め、仕事で不安な気持ちにならないよう注意します。気を遣うつもりで、つい仕事の現状を語りがちですが、できれば仕事の話はしないようにしましょう。
テンプレートでも、仕事のことは一切触れず、相手のことを思いやり、快復を祈る気持ちだけを記載しています。
気を遣うつもりで「仕事上は問題ないので安心して休んでほしい」と書くのも要注意です。このような書き方をすると、相手によっては「自分がいなくても仕事が問題なく回っている」ことに疎外感を抱く可能性があります。
メールの返信で質問された場合は、相手が必要とされていることを暗に示す形で返信するのが無難です。例えば、「何とか回っているが、やはりいてもらった方が心強いので、復帰されることをお待ちしています」といった返信を考えましょう。
テンプレートでは、どのような形で入院を知ったのかについては記載していますが、病状については一切触れていません。
相手体調や病状はこちらから質問しないようにしましょう。相手の認識とこちらの情報がずれていると、相手側を不安にさせてしまう可能性があります。嫌なことを思い出させてしまうかもしれません。相手側から病状について話してきた場合も、快復を祈っている気持ちを伝えて相手の病状を詮索しないようにしましょう。
テンプレートでは、安易に励ます言葉は使わず、相手の快復を祈る気持ちのみが示されています。お見舞いメールで「頑張って」「大丈夫」というように、励ましの言葉を使う人もいますが、励ましの言葉は避けてください。
安易な励ましは、病気やケガで苦しんでいる人に精神的なプレッシャーを与えてしまうことも少なくありません。
病気やケガの内容を聞き、次の例のように自分や他人が同じ状況だった場合を引き合いに出して励まそうとする人もいます。
似た状況だとしても、お見舞いの相手と他人を比較することはあまり意味がありません。それどころかかえって悪い印象を与えるので、決して自分と比較しないようにしてください。
お見舞いメールのポイントは相手を思いやる気持ち
ここからは、さまざまなシーン別のお見舞いメールや、お見舞いに対するお礼の返信メールの例文を紹介します。近いシチュエーションの例文を参考に、アレンジしてお見舞いメールを作成してください。
病気のお見舞いメールも、ケガのお見舞いメールと同じ形で問題ありません。やはり仕事の話には触れず、相手への気遣いを示すとともに何か困ったことがあれば伝えてください、という思いやりも示します。
件名：お見舞い申し上げます(山田より)
岸本課長
お疲れ様です。
山田です。
昨晩、課長がお怪我で入院されたと聞き、大変驚いています。
仕事も気になるところかと拝察しますが
どうぞゆっくりと御静養いただき、元気に復帰されることをお祈りいたします。
自分でお役に立つことがありましたら、なんなりとお申し付けください。
しばらくして体調が落ち着かれましたら、先輩と2人でお見舞いに伺う予定です。
またその節は事前に連絡いたします。
取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます。
災害により出社できないが、体調には問題がない同僚に出すお見舞いメールの例です。
同僚だとしても言葉遣いは丁寧にするよう注意しつつ、困ったことがあれば力になりたい旨申し出ることを中心に、気遣いを伝える内容にしましょう。この場合、「困ったことがあったら連絡して」と記載しているので「返信不要」の一文はあえてつけていません。
件名：お見舞い申し上げます(山田より)
金森様
お疲れ様です。
山田です。
金森さんが被災されて出社できないと聞き、
取り急ぎメールにて連絡しました。
体調には問題ないとのことですが、
生活が落ち着くまでの間はどうぞご自愛くださいますようお祈りいたします。
何か困ったことがあったらできる限り対応するので遠慮なく連絡ください。
取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます。
上司のご家族にお見舞いメールを出す場合は、上司とともにご家族への気遣いを忘れないようにしましょう。
件名：お見舞い申し上げます(株式会社あおい 営業部第1課 山田より)
大和さくら様
株式会社あおい 営業部第1課の山田と申します。
大和課長にはいつもお世話になっております。
大和課長がご病気で入院されたと伺い、私どもも心配しております。
奥様のご心痛はいかばかりかと拝察いたします。
ここ最近は気温の変化が激しくなりました。
どうか無理をなさらずご自愛ください。
本来ならすぐでもお見舞いに伺うべきところですが、
かえって看病の邪魔になってもいけませんので控えさせていただきます。
陰ながら、大和課長の早いご快復をお祈り申し上げます。
ご返信はお気遣いないようお願いいたします。
取り急ぎメールにてお見舞い申し上げます。
お見舞いメールに対してお礼の気持ちを伝える返信の例です。相手のお見舞いメールへの感謝を文頭で示した後、現状を説明して今後いつぐらいに復帰できそうかを伝え、相手が安心するような言葉で締めくくるとよいでしょう。
件名：お見舞いのお礼(岸本)
山田さん
営業部第1課の岸本です。
先日はお見舞いのメールをありがとうございました。
幸い大事には至らず、来週退院のはこびとなり、1週間ほど自宅療養となります。
現場の皆様にはご迷惑をおかけして申し訳ありませんでした。
復帰の折には、これまでの分を取り戻すよう頑張りますので、
今度ともよろしくお願いいたします。
簡単ですが、お見舞いのお礼と現状のご報告まで。
例文を活用して失礼のないお見舞いメール作成を
＊＊＊
病気やケガなどで思うようにいかないときも、お見舞いメールを受け取ると嬉しいものです。相手の不安を和らげ、心配しているという気持ちと快復を願う気持ちをしっかりと文章に乗せて伝えましょう。マナーや言い回しなどの注意点を踏まえつつお見舞いメールを作成してくださいね。
※本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください。
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