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2021/06/07 17:03
メールを送る場合は、顔が見えない相手への気遣いが欠かせません。特に確認したいことがあってメールを送る際は、相手に心理的な負担をかけないよう、誤解のない表現につとめなければなりません。
この記事では確認メールを送る際に必要となる基本事項や例文、確認メール返信の際に気をつけたいことなどをあわせてご紹介します。丁寧な確認メールで相手に好印象をあたえ、業務が滞りなく進むようにしましょう。
失礼のないように確認メールを送りましょう
文章だけでやりとりとなるメールでは、相手の語調や雰囲気などがわかりません。そのため、用件だけを記載していると、受信した相手からぶっきらぼうに思われたり、真意が伝わらなかったりする場合があります。
確認したいことがあってメールを送る際には、単なる質問として「どうですか?」と尋ねているだけなのか「どうなっているのか今すぐ返事をください」と回答を迫っている状態なのか、何を求めているのかが相手に伝わるようにわかりやすいメールにする必要があります。
確認メールを送る際、基本となる形式は以下のとおりです。
件名：タイトル
本文：相手の名前、挨拶、用件(確認の理由、回答納期)、締め、自分の署名
確認メールの場合は知りたいことに返信をもらわなければなりません。何の用件に対していつまでにフィードバックや返答が欲しいのか、スケジュール感を明確に伝えましょう。必要に応じて確認を取りたいと考えている理由を加えます。
件名：【要返信】〇〇の進捗確認について
株式会社◯◯(会社名) 営業部 △△(相手の名前)様
平素より大変お世話になっております。
株式会社■■(自社名) 営業部(部署名)の□□(自分の名前)です。
実は、××との関連でスケジュールの見直しが必要となる可能性がございます。
そのため××の件について、現在までの進捗状況をおうかがいしたくご連絡を差し上げました。
お手数ですが、〇日の〇時までにご返信をいただきたくお願い申し上げます。
お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社■■(自社名)
営業部(部署名)
□□(署名)
まずはタイトルを見ただけでおおよその用件がわかるように簡潔に表示することが大切です。
【】などを活用しておおよその分類ができるように設定をしましょう。また、状況に応じて【至急】【要返信】【ご質問】などを盛り込むのもおすすめです。
確認メールの場合、受け取った相手は「この件は対応が漏れていた、しまった」などと自分に非があると感じている可能性があります。
相手が受ける心理的な負担を軽減させる意味でも、「どうなっていますか？」などの感情的な言葉は避けてやわらかい表現を使うのがおすすめです。
例
ご確認ください → ご確認いただけますでしょうか。
どうなっていますか? → いかがでしょうか？
依頼します → ご依頼申し上げます。
～してください → ～していただけますでしょうか?
確認メールを送る際は、念のため本当に確認メールを送る必要があるのか確認したうえで、相手が回答しやすいように配慮をして送信しましょう。
確認メールの基本は、相手の負担にならないよう配慮することです
確認メールが届いた場合、相手は回答を待っている状態のため、3つのポイントを押さえて対応しましょう。
「ありがとうございます」という言葉を添えつつ、相手の文体にあわせて返信します。
お知らせの件、確認いたしました。ありがとうございます
内容を拝見させていただきました。ご連絡の件確かに承りました
内容確認いたしましたので、ご連絡申し上げます。ご連絡いただきありがとうございました
貴社からのメール、拝受しました
資料に目を通し終わってから返信する場合は「読みました」で構いませんが、資料が多い場合には「必ず読みます」と回答するだけでも構いません。
確認メールへの返信は内容まで確認したかどうかによって返信内容も変わります
ご連絡内容について確認いたしました。お知らせありがとうございます
メールの件、拝読いたしました。ご丁寧にご連絡くださりありがとうございます
後ほど熟読のうえ、もし確認事項がある場合は別途ご連絡を差し上げます
〇月〇日の打ち合わせまでに精読のうえ当たらせていただきます
※本記事は掲載時点の情報であり、最新のものとは異なる場合があります。予めご了承ください。
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